نظام التراسل الالكتروني |
ان ازدياد حجم العمل في المؤسسات وكثرة الطلب على البيانات والخدمات ينعكس على حجم المراسلات الادارية التي تتداولها المؤسسة حيث ان 90% من الاعمال تعتمد اعتمادا كليا على الوثائق وهذا الاعتماد سيكلف المؤسسة المزيد من الوقت والموظفين حيث ان البحث عن وثيقة معينة يعني فتح على الاقل 9 وثائق مشابه في المضمون مع استهلاك ما لايقل عن 30 دقيقة من العمل أضافة الى ان انجاز معاملة معينة ستكون بحاجة الى 15 وثيقة مختلفة ومتعلقة بموضوع المعاملة مع نسبة فقدان الوثائق بنسبة 7.5% وزيادة بمساحة الخزن للوثائق بنسبة 20% سنويا وكذلك زيادة في الطلب لشراء الورق بنسبة 25%
فمن هنا نجد أن نظام التراسل الالكتروني جاء ضمن حاجة واقع المتطلبات الأدارية للمؤسسات والذي يتميز بالسمات التالية :
1 - دعم 100% للغة العربية .
2 - يعمل لأدارة اكثر من جهة ضمن بيئة عمل واحدة .
3 - مجهز بنظام " التمييز الضوئي للاحرف العربيه " OCR , مما يتيح سهوله في استنساخ النص العربي من صوره الوثيقة .
4 - محاكي لأسلوب العمل العادي في تداول الوثائق:
1-4- تحويل الكتاب ( أحالة الوثيقة ) لغرض الاطلاع أو الاجابة أو لاعلامنا .
2-4- اضافة هامش على الكتاب .
3-4- اضافة ملاحظات على الكتاب .
4-4- اضافة تعليقعلى أصل الكتاب .
5-4- اضافة الختم الالكتروني على أصل الكتاب .
6-4- اضافة ملحقات أضافية للكتاب الكترونيا ضمن اي نوع من الملفات .
7-4- أمكانية رابط الكتاب بوثائق سابقةاي ارفاق أوليات الكتاب .
8-4- أمكانية لتحديد أكمال المراسلة وتحويلها الى مراسلة منجزة .
9-4- ارشفة الكتب الكترونياوبشكل محاكي للارشفة اليدوية(خزانة-رف-مجلد-ملف) .
10-4- البحث ومتابعة الوثائق واصدار التقارير المتباينة .
5 - متوافق مع جميع انواع اجهزة المساح الضوئي .
6 - تطبيق التراسل الالكتروني يعمل في بيئة الويب وعبر متصفح الانترنيت .
7 - أدارة البريد بكل انواعه سواء (الصادر والوارد والداخلي) .
8 - أدارة الجهات بكل انواعها سواء الخارجية أوالداخلية لاطراف المراسلة .
9 - أدارة المحتوى بكافة صيغة ( صوره ,جميع ملفات مايكروسوفت اوفس ,افلام ,صوت ..) .
10- أدارة العاملين على النظام وتحديد مستوى الصلاحيات حسب متطلبات العاملين .
11- متوافق مع تطبيق SharePoint2010.
12- متوافق مع نظام ارشفة البريد High Volume Scanner HVS .
13- متوافق مع البريد الالكتروني عن طريق (مايكرويوفت اوتلوك) و (الاكسجينج سيرفر) . ليكون البريد الالكتروني جزءا من مسار العمل ويتعامل معه كأي وثيقة في نظامنا .
النسخة العربي
